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巴黎法律事务所采用RFID技术进行文档管理

作者:黄春波 来源: RFID射频快报 2007-07-05 09:17:45

摘要:为了管理内部流通的文档和客户文件,巴黎Lhermet, La Bigne&Remy法律事务所(简称LLR)投入运行RFID文档跟踪系统。经过一年多的试验论证,期间LLR事务所对10000份文件进行了跟踪管理试验,直至今日LLR事务所才决定使用RFID系统对事务所内部所有文档进行管理。

关键词:文档管理[0篇]  RFID技术[2篇]  

为了管理内部流通的文档和客户文件,巴黎Lhermet, La Bigne&Remy法律事务所(简称LLR)投入运行RFID文档跟踪系统。经过一年多的试验论证,期间LLR事务所对10000份文件进行了跟踪管理试验,直至今日LLR事务所才决定使用RFID系统对事务所内部所有文档进行管理。 

该RFID系统技术由剑桥科技、麻省理工、RFID供应商Tagsys以及法国RFID系统集成商Ident联合提供。系统的目标是帮助律师查找、定位事务所库藏中缺失的文件或书籍,从而省去花费在这些资料上的查找时间。 

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LLR事务所是一家专注于专利和知识产权的法律机构,每年需要管理30000份存档档案和大约5000到6000份的新增文件。平均每天所内40名律师和工作人员需要使用库藏中80份文件。使用人工记录方法查找工作人员是否已经归还相应的文档,是一件非常痛苦而且容易出错的事情。很多情况下,资料借阅者没有在文件中写下资料借阅记录,这使得库藏清点人员很难知道究竟是谁、在何时借阅了相应资料。Tagsys 公司的销售副总Olivier Burah 说:“通过文件的自动定位,RFID系统可以减少了资料的查找时间。” 

当产生新的文档需要存档时,LLR事务所的工作人员需要在文档上粘贴一枚工作频率为13.56MHz的无源射频标签,所采用的标签需要遵循ISO15693标准。工作人员使用Tagsys公司的桌面RFID读卡器读取文档标签中的ID数据,自动输入到事务所内部的计算机系统中。因此,在LLR事务所的办公管理软件系统中,标签ID数据和文档信息相互关联。 

接下来,将文档置于库藏内进行存储。员工手持资料离开库藏区域门口时,安装在门口区的Tagsys读卡器会自动读取资料内标签的ID以及员工胸卡内置的标签ID标识,员工胸卡标签也遵循ISO15693标准。通过这种管理方式,可以使事务所内部软件系统自动更新哪些文件在馆,哪些借出、被谁借去等信息。 

律师可以在库藏区室内阅读文件或者带离库藏区阅读。律师可以手持资料和胸卡通过验证区进归还操作或者选择室内阅读的。如果律师手持资料经过出口,固定读卡器会自动获取资料和胸卡标签数据,系统可以在此处允许带离资料库藏区,或者相应的资料需要先登记注销再带离时可以给出警告。 

事务所还配置了一些手持Tagsys公司的读卡器,使用这些手持读卡器可以完成库藏清点。手持读卡器的数据通过Wi-Fi无线网络传输给所内数据库。软件系统自动将数据库内原先的数据和传输过来的数据进行比照,列出丢失的文件和不一致的信息。 

Tagsys公司为该项目提供了软件和硬件支持,Ident公司则用自己的Pocket-Filetrak和 Filetrak-Web软件包完成了项目的整合工作,工作平台为Windows Mobile5.0 。Burah说,系统安装后,LLR事务所进行日常库存维护的时间由原来的一小时缩短到只需几分钟。 

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Burah回忆说“该系统实施过程中,需要学习的阶段就是使律师按照软件系统的要求完成相应的操作。”软件系统想通过简单的命令方式为律师提供资料借阅登记界面,“但是,一开始律师们发现自助登记操作灵活性不够。但是后来发现这样做的好处是可以更加方便的定位已经借阅的资料之后,他们开始乐于使用自助登记服务。” 

LLR事务所上马的Tagsys系统大约要40000到100000欧元的投入,折合美元为54500到136000之间,这些支出包括硬件、软件以及系统集成。 

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