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企业文档管理RFID解决应用方案

作者:广州航天时代信息科技有限公司 来源:RFID世界网 2009-08-27 11:41:40

摘要:计算机的普及使得电子文件大有逐步取代传统纸质文件之势,但事实上,纸质文件依然在一些政府机构和企事业单位中起着至关重要的作用。这些不可替代的文件会频繁地被不同的人员调用,这就给一些拥有大量重要纸质文件的政府机关、金融机构、律师事务所等的文件管理带来很多问题。一方面,不能够及时的找到急需文件,会严重影响到工作效率;另一方面,文件的丢失,会造成难以估量的损失。当文件管理遇到有源RFID,Smart File独立于世,这一切都变得简单了。

关键词:文档管理[3篇]  RFID[286篇]  RFID解决方案[18篇]  

企业文档管理RFID解决应用方案 

计算机的普及使得电子文件大有逐步取代传统纸质文件之势,但事实上,纸质文件依然在一些政府机构和企事业单位中起着至关重要的作用。这些不可替代的文件会频繁地被不同的人员调用,这就给一些拥有大量重要纸质文件的政府机关、金融机构、律师事务所等的文件管理带来很多问题。一方面,不能够及时的找到急需文件,会严重影响到工作效率;另一方面,文件的丢失,会造成难以估量的损失。当文件管理遇到有源RFID,Smart File独立于世,这一切都变得简单了。 

1  SmartFile系统简介 

   广州航天时代信息科技有限公司研发的基于有源RFID的文件管理方案SmartFile,通过在每个文件夹上贴上一个有源电子标签,在每个办公室(房间)安装一个读写器,不仅使得用户能够通过计算机软件轻松查找这些文件,在办公室地图上了解他们的大致位置,甚至能够控制标签上的蜂鸣器和LED发出声光提示,让用户能够更轻松便捷的掌握文件。该系统的原理图如图1所示。 

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当用户需要查找某一文件时,只需要在计算机应用软件中在该文件的编号上点击“呼叫”按钮,安装在各办公室的读写器将对各自所“管辖”区域的所有电子标签进行读取。当某读写器读取到该目标标签时,读写器将按照设置要求控制该标签进行声光提示。因此,文件查找人员即可根据软件提示,直接去安装该读写器的办公室内,根据目标标签的声光提示轻松找到该目标文件。 

凝聚公司创新精神的SmartFile文件管理系统能够化低效繁琐的文件搜寻为电脑上轻松一键,不仅大大的节省了时间成本,提高工作效率,更是对文件管理的优化。 

2  系统组成 

基于有源RFID的文件管理系统主要由三部分组成:SmartFile电子标签、SmartFile读写器、SmartFile 客户端软件。 

2.1  SmartFile电子标签 

目前企业单位中惯用三寸文件夹,七所的SmartFile也首先针对该种文件夹进行文件定位跟踪方案的设计。该标签集成蜂鸣器、LED灯和按钮,功能强大,外形美观大方,其实物图如图2所示。  

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图2:SmartFile电子标签实物图 

SmartFile电子标签的规格参数如表1所示。 

表1:SmartFile电子标签规格参数 
规格尺寸    标准规格55mm*41.5mm*11mm ((其他尺寸可定制)) 
重量    23.2g  
供电     CR 2450 3V 锂电池 
工作信号    蜂鸣器+LED 
外壳材料    ABS 
按钮功能    在找到文件时按下按钮,可停止声光提示 

2.2    SmartFile读写器 

SmartFile读写器实物图如图3所示。  

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图3:SmartFile读写器实物图 


SmartFile读写器规格参数如表2所示。 
表2:SmartFile读写器规格参数 
接口    TCP/IP  
规格尺寸    直径152mm  高: 98mm 
重量    280g  
供电    以太网供电 
读写距离    半径50m 
天线方向    全向 

2.3  SmartFile 客户端软件 

客户端软件支持多系统和多种数据库,提供实时可视的交互式界面,兼容性强且易学易用,可设置不同管理权限的用户,方便对文件及用户的管理。该客户端软件界面图如图4所示。  

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图4:客户端软件界面图 

该客户端软件具有以下功能: 
(1) 文件信息录入,修改 
(2) 文件查找,定位,呼叫 
(3) 文件跟踪,历史物理位置查询 
(4) 文件标签电池电量显示 
(5) 事件管理:文件呼叫日志可查询 
(6) 其他可扩展功能 
3  SmartFile系统特点 
   (1) 实时区域定位:用户通过客户端软件进行的文件定位精确范围在5米之内。 
   (2) 声光提示:带有蜂鸣器,LED及按钮的有源电子标签,能够发出声光提示,帮助更快的更准确的找到所需文件。 
   (3) 软件功能强大:分级权限设置;文件信息录入,修改;文件查找,定位,呼叫和历史物理位置查询;文件标签电池电量显示;事件管理。 
   (4) 安装方便:吸顶设计,POE供电的控制器,利用原有网络基础设施。 
   (5) 操作简单:通过软件进行定位,并可通过呼叫功能,灵活设置文件上的电子标签提示方式和时长。 
(6) 提高员工满意度:省去焦头烂额的寻找,取而代之的是几个简单的电脑操作,就能让繁琐文件尽在掌握。 

4  安装部署 

(1) 客户首先安装SmartFile 客户端软件,并提供场所平面地图;  
(2) 由技术工程师在现有网络覆盖的实地场地做读写器信号测试,设计读写器合理布局,并进行调试;  
(3) SmartFile实时定位系统设计安装完毕,由工作人员将文件资料及其对应的电子标签ID录入软件,完成初始化,即可对文件进行实时定位跟踪和管理。 
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