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基于RFID的实体文档管理系统解决方案

作者:苏州数伦科技有限公司 来源:RFID世界网 2011-08-01 13:33:12

摘要:数伦科技公司开发的基于RFID的文档管理及防伪系统是利用先进的科学技术,不断使人们的一部分业务活动物化到人以外的各种现代的办公设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。

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  第1章 系统的概述

  数伦科技公司开发的基于RFID的文档管理及防伪系统是利用先进的科学技术,不断使人们的一部分业务活动物化到人以外的各种现代的办公设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。

  系统是一套文档或物品安全管理系统,可以很好的管理保密文档,允许谁可以有权限的借阅文档,并及时查看到文档和用户的详细信息。该系统能使有型文档和资料的管理实现全自动化,从而提高文档的使用效率;对保密文档或高价值文档书籍执行相关使用条例提供强有力的技术手段;为文档真实性的鉴别提供了可靠的方法。

  文档柜或重要物品存储柜可以存储重要的文档及物品。通过系统下达相应的任务,文档柜系统才有权限被打开,让用户取相应的文档或物品;门禁系统可以有效的管理机关重要文档被随意带出情况;复印机通过系统的管理,可以有效的控制有权限的人才可以复印文档,不能随意的复印任何文档;销毁机可以有效的管理文档和资料是否拥有被销毁的权限以及该文档是否真正被销毁。

  第2章 系统的功能

  当RFID技术与每件对象(文档、借阅人、电脑、通信器材)等建立捆绑关系后,一个具备新文档登记、自动盘存及定位、自动引导、自动识别、自动追踪、复印和销毁控制、快速查询及报警、统计文档等功能的安全管理系统就建立起来了。各功能如下:

  (1) 新文档登记:每一个新的文档在入库时都会被黏贴一个RFID标签,通过标签与系统中相应文档的绑定操作,即当以后当扫描到一个文档标签时系统会自动搜索出该文档所有的相关信息。
  (2) 自动盘存及定位:每个智能文档柜利用读写器内部的程序控制读写器所连接的天线,逐个扫描也就是读取文档柜内标签的过程,确定文档是否存在;
  (3) 自动引导:一旦得到领导的批准后,借阅者只要手持合法的身份卡即可按照指示灯在最短的时间内找到所需要的文档。
  (4) 自动识别:当借阅者通过文档资源管理子系统查找出自己所需文档的具体位置,提出借阅申请,在申请得到批准后,凭着自己的合法身份卡,从文档柜中取出需要的资料,系统会对整个行为自动记录。
  (5) 自动追踪:夹带在衣服、包裹内的文档资料,经过单位出入口时系统会自动发现,对于发现的文档资料,系统自动判断是否报警;文档资料离开保密室后,系统也可以自动追踪文档的移动路线,对所经过的主要通道(如保密室、办公楼出入口、走廊等),系统自动记忆经过的时间;对于允许携带的文档资料,系统不发出报警通知,只存储通行记录,以备历史追朔,对于未经允许的文档资料,系统发出报警或通知。
  (6)复印和销毁控制:通过在复印机和文档销毁装置上安装RFID读写器和相应天线。当读卡器读到有效卡并查找到有被批准的复印或销毁任务,控制器指示RFID读写器读取RFID标签信号,并核对该文档后来指令复印机是否给予复印或销毁机是否予以销毁。复印和销毁行为结束后,向中心系统发回状态信息。
  (7)快速巡查及报警:文档资料的管理人员、领用人员、借用人员均与系统绑定,异常发生后,系统可进行快速巡检并发出报警信号:瞬间提示文档资料是否移动、是否损坏及移动信息,自动生成相关人员及物品通行记录。
  (8) 流程管理:安全的个体识别(识别号唯一),可以严格控管文档之借阅及归还、流转等流程,确保文件状态之可视化,实时自动登记。RFID 与工作流程管理(WORK FLOW)的整合,能将文件签核、调阅、销毁等与文档实体紧密结合,达到全面的文档管理
  (9)统计文档功能:领导可以查看到具体某个时间段的文档外借情况;某一份文档被哪些人外借过;通过文档编号查看到具体的某一份文档等等。

  第3章 系统的组成

  该系统主要由硬件系统和软件系统组成。

  3.1. 硬件系统

  文档管理和防伪系统的硬件包括:(1)文档柜管理单元(2)门禁系统(3)文档标签(4)文档复印和销毁系统(5)网络接入系统(6)数据中心电脑等六大部分。具体介绍如下:

  (1)文档管理单元:具有RFID读写功能的文档存放装置。如文档柜单元和文档抽屉单元。文档柜上安装着IC卡读卡器或者口令密码键盘,当有效的卡或口令输入时,柜子的门会自动打开,系统也不会因拿出或放入文档而发出警报,否则,柜子门不会打开,柜橱会发出警报。该柜子还配有显示屏,显示所输入的口令和持卡人姓名,以及取出或归还文档的名称等,以供借阅者确认,同时该显示屏也会显示各式图案以表示打算找的文档在柜橱中。以上装置连接到一个中心控制器,通过中心控制器来控制这些设备。文档柜在一定事件(如关门、读卡或按某一按钮)的触发下,将对整个柜子内附着于文档及文档夹上的RFID标签进行读取,以检测文档的增减,并将该信息传送到中心系统或显示出来以供确认。文档柜装有多接收发射的RFID读写器,该读写器连接到柜中各个天线上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屉带有电子锁,由中心控制器控制其开关,当有效的卡插入或口令键入后,抽屉将自动打开或者中心系统命令其打开。抽屉内有悬挂文档夹的支架。

图3.1 具有RFID读写功能的文档柜

  (2)门禁系统:门禁系统具有RFID监控模块,该模块包括一个RFID读写器,一个RFID天线和一个LED指示灯。该RFID读写器可以是单或多RF接口,模块还包括一个红外探测器模块和一个摄录机。RFID读写器、红外探测器、摄录机均被连接到一个控制器,该控制器具有串口、以太网接口及无线网卡,用以连接到中心系统,以实现系统与人员远距离RFID工作证配合使用,并且该门禁系统对借阅者随身携带出去的文档会自动判断是否报警:对于允许携带的文档资料,系统不发出报警通知,只存储通行记录,以备历史追朔,对于未经允许的文档资料,系统发出报警或通知。

  图3.2 RFID门禁系统

  (3)文档标签:文档标签有两种形式:一种是带有条形码被附着于一份文档、书籍或资料上;另一种是通过将一个RFID芯片连接到一张金属镀膜后的纸张、文档、书籍或资料上。

  图3.5 文档上的RFID标签

  图3.6 附着RFID标签的文档夹

  (4)网络接入方式:各个模块通过有线或者无线的方式与中央服务器进行数据交换。无线接入方式包括:GPRS、WIFI和蓝牙等目前比较流行的无线通信方式。

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