X-RFID实体档案管理系统解决方案

　　面向对象

　　X-RFID实体档案管理系统可应用的领域为省、市、区县国家档案馆及大型企事业单位档案管理部门，涉及档案管理人员、企业公司直属领导等。

　　方案简介

　　近年来，我国档案事业取得了长足的发展，随着档案事业规模的扩大，档案数量也逐日增多，种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。档案馆管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统解决方案。在这种背景下基于射频识别技术(简称RFID)的档案管理系统便应运而生。

　　RFID档案管理系统是以先进的RFID技术为基础，结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术，构建的实体档案信息管理系统，实现了实体档案的数字化管理和流通环节管理、档案仓库管理、提高了档案馆对档案全部业务流程的精确监控管理。

　　客户价值

　　依靠该系统，可极大的提高档案管理工作效率，更重要的是顺架的准确性也有了质的提升。通过仓库盘点，不仅能掌握准确的档案数量，更能掌握档案类别和实时位置信息，完成手工顺架方式几乎不可能完成的任务。

　　通过对档案架及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后，可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图，为日常档案管理提供快捷的人机界面。

　　通过网上办理借阅、归还业务提高档案局业务办理速度。借阅大厅开设自动查询服务(查询机)、仓库管理员装配移动手持机提高寻找档案的效率。

　　档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用，应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。

　　模块业务流程图

　　1)档案入馆流程

　　接收整理处工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，录入的数据包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签打印机打印出一张电子标签， 同 时将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签粘贴至档案盒表面，标签外表印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

　　粘贴好电子标签的档案送至保管处进行存放。存放前，保管处工作人员通过RFID读卡器对档案电子标签进行扫描，登记入库时间并设置具体的存放位置，从而在系统中建立档案的入库记录。

　　2)档案借出流程

　　3)档案归还流程

　　用户完成档案查阅后归还档案，工作人员扫描档案电子标签，登记归还时间和档案编号，完成归还登记。若用户超过指定的查阅时间，系统会自动提醒;

　　保管处工作人员将档案放回指定存放地点前，要进行电子标签扫描登记，登记入库时间，完成登记后，档案变成入库状态。

　　4)档案查阅出库流程

　　在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。

　　模块核心功能

　　档案入库管理

　　根据实际情况对文件档案数据库进行实时维护。通过附着在实体档案上的RFID标签快速高效的完成档案的入库。

　　档案查询

　　档案管理员根据需要可以对用户资料和文件档案的状态进行多条件组合查询，达到对用户借还文件档案的情况和文件档案的流转状态进行监控，避免借阅人员的疏忽而造成文件档案的遗失。

　　普通用户凭个人RFID卡借阅和归还文件档案，也可查询和统计个人与文件档案相关数据。为了方便用户使用，为普通用户提供自助查询终端，减轻文件档案管理员的工作量。

　　档案盘点

　　仓库工作人员进行盘点作业时只需通过手持设备扫描。系统自动统计扫描数量，并与系统中根据日常操作记录得出的理论数据进行差异对比，并可查看差异的库位信息。

　　档案防盗

　　在有需要的位置设置文件档案区域检测通道，检测文件档案通过的合法性，防止文件档案有意或无意被携带出档案局或进入非法区域。

　　统计报表

　　档案管理员可利用此系统，根据实际工作需要生成文件档案管理的各种统计分析报表，进行相关研究形成决策支持，也可作为自身工作量的统计。

　　主要硬件设备

　　应用效果