RFID实体车驾档案信息化管理建设解决方案

　　1.1 项目背景

　　随着计算机技术和射频识别技术(RFID)的发展，以及陆续在图书管理、仓储物流、食品追溯、智能交通等领域的成功应用，使得解决档案管理问题成为可能。

　　档案管理引入RFID技术后，可以对档案的流通进行动态管理，系统以RFID标签作为信息载体，对档案流通等关键环节进行数据采集和监管，实现档案业务办理的自动化和档案的全生命周期管理。

　　1.2 项目需求分析

　　近年来，档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显，主要体现在以下几个方面：

　　1.2.1 现状与问题

　　(1)档案出入库人工操作，工作强度大、效率低。虽制定有严格的管理规定，人工操作耗时、费力、费财，使得整个过程既繁琐又低效，特别是需经过多个岗位协作才能完成的档案，更易造成掉档、错档、漏档、延误等，令管理部门处境尴尬、后果严重。档案的盘点清理、失效档案销毁前的登记造册等，由于人工操作费时费力，难免出错。

　　(2)档案检索艰难，难以精准定位。调卷时调不出档案，将令管理机关陷入跳进黄河也洗不清的尴尬境地;上级部门检查工作不能快速调出指定的实体档案，也令管理机关无地自容。

　　(3)档案数量的急剧增加，调阅档案费时费力。由于人工操作不可避免的错误，档案存放的顺序难免错乱，造成档案查找非常困难，犹如大海捞针，经常出现耗时费力把库存翻遍都找不到指定档案，令工作人员苦不堪言，特别对于要转出的档案，后果不堪设想，有的甚至面临天价索赔;

　　(4)缺乏现代科技手段，信息化程度低。档案业务需频繁调取档案比对确认，在信息化程度低的情况下，既增加了工作量、也极易引发错档，同时办事效率极低，往往导致群众长时间等候的不满。

　　1.2.2 项目建设目标

　　将射频识别技术(RFID)应用到档案管理领域中，充分利用无线射频技术的诸多优点，实现库房信息管理自动化和档案入出库作业的自动化，为提高档案的流通效率发挥重要的作用。

　　实现档案资料智能管理信息化。按照档案资料日常的存储、查询、调档、防盗等具体业务流程，对档案流通进行动态的管理。对档案流通的关键环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的纸质工作流程。

　　提高档案管理综合能力，提升服务水平。实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化管理流程、降低人员的劳动强度，减少差错，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式。

　　1.3 RFID技术在档案管理的应用优势

　　1.3.1 非接触方式进行数据采集

　　RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以读取芯片中存储的数据。不怕油渍、灰尘污染等恶劣环境，能在恶劣环境下工作。不像条码、磁卡等介质，如果表面不整洁就无法准确试读。

　　1.3.2 标签信息容量大，使用寿命长

　　和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存储更多的信息，对于档案管理应用，完全可以将档案的基本信息和借阅记录写入芯片中进行存储。

　　1.3.3 安全性高

　　标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

　　1.3.4 抗污染性能强和耐久性

　　传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损;RFID标签是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。

　　1.3.5 体积小型化、形状多样化

　　RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。

　　1.3.6 穿透性强和无屏障阅读

　　在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。

　　1.3.7 防盗

　　标签可以配合门型通道天线，有效实现防盗功能，很好地防止档案丢失，实现非法取走报警功能。

　　1.3.8 可适应消毒、防虫等环节

　　RFID标签可适应档案管理常规的消毒、高低温杀虫等环境，不会导致标签内储存的数据丢失。

　　1.4 RFID档案管理系统

　　1.4.1 系统层次架构规划

　　本系统是采用模块化组件式进行设计，采用三层结构系统。可以根据实际需要进行搭配使用。三层结构分别为：

　　设备层：主要由硬件设备组成(RFID读写器、盘点车、工作站、手持机、LED显示屏等)，主要作用于数据的采集及展示。

　　中间件层：由中间件、应用服务、数据库、组成。通过中间件来实现与硬件设备通信、同时写入相应的数据库。应用服务用于数据的存取和业务逻辑的处理。

　　管理应用层：主要实现与用户交互，数据的展示，查询等。根据用户需求提供办理业务功能模块。。

　　1.4.2 系统数据构架规划

　　数据采集(档案建档)：操作员在为客户办理建档时通过在系统中录入档案信息(全宗号、目录号、案卷号、件号、档号、保管期限、密级、位置等)通过系统自动把相关信息写入RFID芯片中，实现RFID与档案绑定。

　　档案流转记录：档案经过的岗位名称、日期、时间等信息，通过RFID读写器自动把相关信息写入RFID芯片中;同时将相关信息反馈到计算机，计算机将该信息通过通信网络传给数据库服务器保存，供用户检索、查阅。

　　档案入库验证：办理的档案进入待入库档案列表中，办理入库验证时通过RFID读写器及借阅人信息管理系统，档案管理人员进行信息比对，确认无误后系统自动分配位置。

　　档案入库：在档案室中每个区域中安装LED显示屏显示待入库档案信息。同时安装RFID读写器可识别档案，显示档案存放位置。

　　档案查询：在档案室中档案查询时可通过身份证号、档号等信息来查找档案存放位置。档案调卷时可批量操作如某个时间段办理的档案、某个地方的档案。同时进入仓库待取出档案列表。

　　盘点：档案盘点可通道专用档案盘点车来实现支持在线和离线模式。

　　倒架：发现档案存放位置错误可通过盘点车来实现档案位置信息更新。

　　库房查找：如果一份档案找不到可通过盘点车来全库查找，查到后系统自动提示(声音提示和软件界面)。

　　1.4.3 RFID技术实施设计规划

　　(1) 实体档案与RFID绑定

　　RFID实体档案经过读写器作用范围时，该读写器通过无线信号将指定信息如档号、密级、位置等写入RFID芯片存储，同时将相关信息及岗位流转信息如操作用户姓名、岗位名称、日期、时间等反馈到计算机，计算机将该信息通过通信网络传给数据库服务器保存，供用户检索、查阅。

　　(2) 查找档案

　　查找档案时，只需在相应计算机或读写器设定所需条件，用该读写器扫过初步认定的档案存放的区域，RFID档案存储的信息通过无线信号不断传给读写器，该计算机或读写器将所接收到的信息自动与设定的条件比对，比对成功后发出提示，工作人员就能立即确认所需档案的位置所在，从而即可快速、准确地提取所需档案。

　　(3) 档案出入库

　　读写器通过无线信号读取非接触式IC卡存储的相关信息、档案管理岗计算机自动填写岗位等信息、指纹仪采集档案交接双方指纹，用以确认档案的交接，其中出库的发放方和入库的接收方必须是在系统备案授权的工作人员的指纹，同时档案管理岗计算机将自动判定诸如档案编号、号牌号码等关键字段的合法性，否则系统将予以警告并不予通过，所有信息自动传给数据库服务器保存。

　　(4) 档案盘点

　　清理、失效销毁前登记造册时，在档案管理岗计算机上将其当前工作状态设置为盘点清理或失效档案登记造册，将读写器扫过档案，RFID内的信息通过无线信号传给读写器，该读写器将该信息传给档案管理岗计算机，档案管理岗计算机自动与数据库服务器中的相应信息比对，同时自动生成盘点清理或失效档案登记册。

　　(5) 实物档案与电子信息自动比对

　　该系统确认的实物档案信息可定期与其它应用平台自动比对，保证实物档案与电子信息一一对应，确保实物档案的安全、完整。

　　1.4.4 业务环节设计规划

　　1.4.4.1 档案入馆

　　1、接收整理处工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，录入的数据包括：档案类别、档案名称、档号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签打印机打印出一张电子标签，同时将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签粘贴至档案盒表面，标签外表印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

　　2、粘贴好电子标签的档案送至保管处进行存放。存放前，保管处工作人员通过RFID读卡器对档案电子标签进行扫描，登记入库时间并设置具体的存放位置，从而在系统中建立档案的入库记录。

　　档案存放入库：在档案仓库中每个区域安装LED屏，在中央位置安装查询机。实现仓库取出、存放档案引导仓库管理员。入库时仓库管理人员根据LED显示提示信息把档案放到指定地点。完成后通过查询机或手持机确认已放档案。系统自动更新档案信息状态为在库。

　　1.4.4.2 档案借阅

　　1、 借阅申请

　　在利用大厅安装自助档案信息查询机，借阅人可以查询出所需借阅档案的信息，并通过查询机打印出借阅小票，小票上打印所需借阅档案信息(名称和编码)，同时，小票上也印有业务办理的顺序号，即查询机也具有业务办理自动排号的功能。

　　2、 借阅登记

　　借阅人出示相关证件和借阅小票，利用大厅操作员登记所需借阅的档案和借阅人的信息，确定后提交借阅申请记录;对于某些必须要领导审批的档案，档案馆领导可以通过软件进行在线审批，审批后借阅审计记录生效。

　　3、 档案查找

　　每层楼保管处工作人员电脑上安装档案流通管理子系统，一旦有新的借阅申请，系统会自动将记录显示在计算机屏幕上。显示的信息包括：档案名称、档案编号、存放位置等，工作人员按照申请记录进行档案查找。

　　查找完成后，工作人员必须通过读卡器对电子标签进行扫描，完成档案出库登记，系统中记录档案出库时间、出库档案编号。

　　4、 档案借出

　　保管处工作人员将档案移交给利用大厅工作人员，档案交给用户前，必须在系统中进行电子标签扫描登记，记录借出时间和档案编号。

　　1.4.4.3 档案归还

　　1、用户完成档案查阅后归还档案，工作人员扫描档案电子标签，登记归还时间和档案编号，完成归还登记。若用户超过指定的查阅时间，系统会自动提醒;

　　2、保管处工作人员将档案放回指定存放地点前，要进行电子标签扫描登记，登记入库时间，完成登记后，档案变成入库状态。

　　1.4.4.4 档案仓库诱导、查询运用

　　在档案仓库中每个区域安装LED屏，在中央位置安装查询机。实现仓库取出、存放档案引导仓库管理员。

　　每个区域的LED显示屏上显示自己区域内的待取出、待存放档案具体位置信息。

　　在仓库中需要查询某个档案具体存放位置可通过查询机来查询。同时存放档案完成后可通过查询机来确认已出入库档案。

　　1.4.4.5 档案调档

　　档案调档：通过读写器获取档案信息、身份证采集器完成调档人身份信息采集、指纹仪来取代现有签字确认动作。当办理档案调档业务时工作人员可根据(档号、全宗号、目录号、案件题名等)信息来查询档案或者通过身份证采集器来查询档案信息，档案调档业务登记完成后系统自动发送待出库档案信息到仓库各区域LED显示屏上。仓库管理员通过LED屏取出档案。

　　查找档案时，只需在相应计算机或读写器设定所需条件，用该读写器扫过初步认定的档案存放的区域，RFID档案存储的信息通过无线信号不断传给读写器，该计算机或读写器将所接收到的信息自动与设定的条件比对，比对成功后发出提示，工作人员就能立即确认所需档案的位置所在，从而即可快速、准确地提取所需档案。

　　1.4.4.6 档案盘点

　　采用RFID技术进行档案资料的盘点，使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令，库房管理终端发送盘点指令到移动终端，库房管理员根据移动终端上的提示，读取档案格和存放的档案的的标签信息，完成一个档案格的盘点操作，依次进行直到完成所有档案的盘点操作

　　1.4.4.7 档案防盗

　　所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报，以防止档案被毁、被盗等。

　　用于仓库人员进出的管理以及贵重品库房的访问管理。在仓库的进出门内外分别安装进入读卡器和退出读卡器，实现双向刷卡鉴权和人员信息登记。对于机密库房可以采用多卡模式或者N+1访问模式，提供更高等级的访问控制。档案库大门安装两对RFID固定式读写设备、两对红外对射设备。为了档案库的美观性，设备采用嵌入门框方式进行安装。

　　1.5 项目建设特点

　　1.5.1 先进的RFID技术

　　本系统采用当前最先进的RFID技术进行构建。RFID具有读取方便快捷、高速识别、批量识别、穿透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等众多优点，是物联网行业的核心技术，是未来的发展方向和趋势。

　　1.5.2 组件式软件系统

　　软件系统架构采用模块化组件式结构进行搭建，提高系统的可扩展性和可剪裁性。可以提供高弹性的业务扩充需求和精简的业务需求。提高软件系统的应用范围，同时满足大小客户的不同应用需求。

　　1.5.3 系统级联部署

　　系统使用独立的目录服务器，根据该服务器的数据，可以把各自独立的档案系统进行组合级联，形成一套国家级的档案系统。实现整个系统内数据和档案的一体化查询。

　　1.5.4 高安全档案管理

　　本系统提供高安全的档案管理。在系统中综合运用高级门禁系统(多卡开门模式、N+1卡模式等)、视频监控联动、环境监控、红外区域防护技术以及先进的RFID技术实现对档案的保存和存取的多重防护，确保档案的存储和进出安全。对于更高安全级别的档案可以设置机密库房，实现更高的访问安全控制。

　　1.5.5 精准的定位检索

　　在先进的RFID技术基础上，配合先进的软件系统算法和硬件部署，可以支持对档案的多种检索，并实现快速精准的定位。从而实现高效的档案检索、存取，提高档案的可管理性，提高工作效率。

　　1.5.6 高效的档案存取

　　在精确的档案定位基础上，基于RFID的技术优势(高识别速度、穿透性识别等)，可以实现批量档案的存取。在进出档案库时，实现堆垛扫描，极大的提高档案的存取效率。

　　1.5.7 档案生命周期管理

　　很多档案都具有一定的保存期限(如代管业务档案)，本系统支持对档案的生命周期的管理，可以记录档案的保存起止时间并及时提醒到期的档案，释放档案存储空间。

　　1.5.8 降低工作人员成本

　　档案管理系统建设后经济上为档案局节约了人力开销的成本，实现了工作高效率，信息准确性，加强了档案保密机制，延长了档案保存的年限，告别了档案工作流程繁琐低效、整理时间冗长。档案存放次序错乱，档案核查、查阅耗时长，档案的安全保障能力弱，档案盘点效率低等问题也得到了有效的解决。

　　1.5.9 提高档案保存安全级别

　　传统的档案管理无法有效保障档案的安全，系统为防止档案被恶意盗用，运用了RFID实体档案管理系统后可以跟踪档案，没有在系统中授权交接，无法把档案带出档案室，强制性带出档案室系统会自动报警。

　　1.5.10 提高档案盘点效率

　　由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，将是一项十分庞大的工程，而且盘点后更无法提供相关的分类数据。使用RFID实体档案管理系统，一个中大型的档案库，30分钟可实现所有档案盘点，相关数据根据不同类别进行图形化及列表展示，方便领导查看及分析相关数据。