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RFID 应用于档案解决方案

作者:杭州紫钺科技有限公司 来源:RFID世界网 2017-02-23 11:47:33

摘要:近年来,我国档案事业取得了长足的发展,档案事业的规模扩大了,数量也逐日增多,档案的种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显。

关键词:RFID[2463篇]  档案[29篇]  紫钺[1篇]  

  一、档案管理的现状与问题

  近年来,我国档案事业取得了长足的发展,档案事业的规模扩大了,数量也逐日增多,档案的种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显:

  1.1 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

  传统方式下,档案入馆后先需进行分类、排序,并去装订,然后由人工撰写档案盒的相关信息,最后手工抄写档案目录,并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间,导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到及时整理归档。此外,档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动,手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。

  1.2 档案存放次序较易被打乱

  虽然档案一般都分类存放,但是在档案存取过程中,由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误,档案存放的次序难免被打乱,造成档案存放无序,查找困难。

  1.3 档案查阅耗时长

  随着档案规模与种类越来越庞大,要查找某一档案时,先由管理员找到存放该类型档案的档案架,再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置,查找起来就好比海底捞针,需要将所有的档案筛选一遍。

  1.4 档案的盘点操作不科学

  由于档案数量众多,且档案材料都封装在档案盒内,因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同,这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点,那将是一项十分庞大的工程 。

  1.5 对失效档案的管理滞后

  有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此,超过有效期限的档案是没有任何价值的,需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是,由于传统管理模式下档案盘点作的困难,管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切,使得失效档案不能被及时发现和处理。因此,很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上,形成大量冗余档案,给档案管理工作带来额外负荷和成本。

RFID 应用于档案解决方案

  鉴于这种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。为了解决以上问题,档案局采用先进的 RFID 技术来解决以上问题,同时增加了防盗功能。

  二、RFID技术方案优势

  2.1 RFID技术简介

  RFID(Radio Frequency Identification),即无线射频识别,是兴起于 20 世纪 90 年代的一项自动识别技术。一个典型的 RFID 系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别通讯等多种技术于一体的综合技术,主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程,非接触性是它明显特征。在实际应用中,读写器将特定格式的数据写入 RFID 标签,然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据,从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

  2.2 将RFID技术应用于档案管理优势

  1、非接触式数据采集。RFID 技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒,只需将粘有 RFID 标签的档案盒在阅读器前经过,就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息,缩减了管理者的作业环节,提高了作业效率,从而有助于管理实施库存档案的动态化管理。

  2、快速扫描,且一次性数据处理量大。RFID 读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取 200 个标签的数据,这比传统扫描方式要快超过 100 倍。

  3、标签信息容量大,使用寿命长,可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比,RFID 标签可存储的数据量大大增加,可达 1K 甚至更大的容量;标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能,从而可实现标签的重复使用。

  4、安全性高。标签的数据存取具有密码保护,识别码独一无二,无法仿造,这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

  5、抗污染性能强和耐久性。传统条形码的载体是纸张,因此容易受到污染,但RFID 对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外,由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上,所以特别容易受到折损; RFID 卷标是将数据存在芯片中,因此可以免受污损。

  6、体积小型化、形状多样化。RFID 在读取上并不受尺寸大小与形状限制,不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外, RFID 标签更可往小型化与多样形态发展,以应用于不同档案。

  7、可重复使用。现今的条形码印刷上去之后就无法更改, RFID 标签则可以重复地新增、修改、删除 RFID 卷标内储存的数据,方便信息的更新。

  8、穿透性和无屏障阅读。在被覆盖的情况下, RFID 能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质,并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下,才可以辨读条形码。

  9、标签具有防盗功能。配合门型通道天线,可以很好的防止档案丢失,实现非法取走报警 。

  三、项目方案设计

  3.1 项目总体框架

  现场管理的思路是对档案的门进行管理,包括档案的入馆、盘点、查阅、防盗管理、销毁管理等的。

  3.2 通道设计方案

  通道方案的设计是在现场勘查后设计的,首先先介绍下四个通道的情况,在前面也介绍过通道主要分为两种类型:档案室小门(三个)、档案局大厅大门(一个)。

  四、硬件产品应用方案

  4.1 RFID数据管理系统

  该系统由中心数据库和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式阅读器,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件,管理员将采集到的数据导入至中心数据库,进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。

  4.2 档案管理信息系统

  该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成,而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。

  五、硬件产品应用方案

  5.1 标签选型及设计

  1、标签信息项的设定

  档案标签上储存的信息项包括:档案类别、档案名称、档案编号、案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。库位标签上储存的信息项包括:储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。

  2、标签的制

  标签的制作建议采用 Label,可以在上面打印信息,贴在客户要求的位置。

  3、标签安

  在档案标签中,将电子标签封成卡状或不干胶纸质,贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质,利于 RFID 标签的粘贴与取下,同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求,可在盒内放置少量干燥剂。

  5.2 阅读器安装

  在档案局项目中,档案室天花板上安装阅读器,设备的正常工作需外接220VAC 电源适配器,并有局域网或无线局域网覆盖,以进行数据传输。将 RFID标签阅读器 TCP/IP 口与电脑网口相连接,从而可将 RFID 标签阅读器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。

  阅读器产品:

  5.3 手持式阅读器

  用于档案资料盘点、 顺架清理、。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案顺架盘点。

  基于 Windows CE 5.0 的 RFID 手持读写器,本产品具有低功耗、多种数据接口、简易的人机交互界面等优点,可广泛的应用于各种 RFID 系统中,典型的应用场合有:

  ※ 物流和仓储管理:物品流动与仓储管理等物流行业,以及邮件、包裹、运输行李等的邮局流动管理系统;

  ※ 供应链应用领域:物品供应过程的应用;

  ※ 产品防伪检测:利用标签内存储器写保护功能,对产品真伪进行鉴别;

  ※ 其它领域:在俱乐部管理、图书馆、学生学籍、消费管理、考勤管理、等系统都得到了广泛的使用 。

  特点:

  ? 它是集成掌上电脑(PDA)与 RFID 数据采集的超完美组合,采用精简的windows CE 嵌入式操作系统,可以实现 RFID 数据的采集、存储等功能;

  ? 功能全面,带有蓝牙、WIFI、GPS、GPRS(3G)、一维和二维条码功能;(可选,用户可根据具体需求选择是否加入这些模块);

  5.4 天线安装

  为确保档案标签数据的读取,需要通道的具体情况,客户现场要讲既要讲究美观,又要考虑达到最佳效果,因此档案室小门考虑天线安装在天花板里面,现场调整天线方位角,现场应用的是 laird 天线。

  在应用 Laird 技术的天线是有圆极化和线极化天线,提供了在 902-928M 频段信号接收和传输技术,莱尔德科技公司业界知名的设计方法在整个频段达到最高的效率和性能 。

  特性:

  •   超薄
  •   极低的 VSWR 和轴比
  •   防天气变化的外罩
  •   广泛的连接器和电缆选择
  •   极化天线和线性天线

  应用场合:

  •   仓库
  •   机场医院
  •   交通码头
  •   传送带
  •   物流管理
  •   人员管理

  六、档案标签收集

  标签一(Impinj E33)

  标签一(NXP UCODE G2)

  标签三(129*9)

  标签四(Label)

  八、档案分类

  按照档案概念的划分:指档案概念外延的划分,即在档案总概念下,

  分为许多具体档案概念,通常亦称档案种类划分。其依据和名称有:

  8.1 根据档案形成分

  根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。每类社会组织档案中,又分为具体社会组织档案。每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据,每类社会组

  织档案是划分全宗群的依据。

  8.2 根据档案内容性质分

  根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、 科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。上述每种档案,又可具体细分。

  由于人们从事的专业不同,对档案的需求都有专指性,这种划分对人们从不同角度检索利用档案有意义。

  8.3 根据档案的载体形式分

  根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、 缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等(见彩图多种新型载体的文献)。

  8.4 按照记录信息方式分

  按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。上述类型档案在管理和提供利用方式上都各有特殊性。

  8.5 按照记录信息方式分

  按照记录信息方式可分。一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。在中国,通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类。建国前档案又分为历代王朝档案、 中华民国时期档案、新民主主义革命时期档案。档案是不同时代的产物,这种划分对认识档案的时代特点有意义。

  8.6 根据档案所有权形式分

  根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案,要按照档案法规的规定,分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案,要按规定向国家档案馆移交。

  属于集体或个人所有的档案,其所有权的转让,一般要在自愿、 合法基础上进行, 档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

  8.7 常见的档案种类划分还有

  在中国,常见的档案种类划分尚有:把档案划分为文书档案、 科学技术档案和专门档案 3 大类别,然后再下分;把档案划分为普通档案和专门档案两大类别,然后再下分;把档案划分为社会管理档案和科学技术档案两大类别,然后再下分。

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